Vous êtes peut-être déjà au fait que le gouvernement du Québec a adopté la Loi 25 en réponse à des préoccupations du public concernant la protection de leurs renseignements personnels. Afin de se conformer à cette loi, les organismes publics, y compris les municipalités et les MRC, sont désormais tenus de respecter de nouvelles obligations, dont les dernières dispositions entreront en vigueur en septembre 2024.
Mais avez-vous pleinement conscience de l'ampleur de ces responsabilités, des démarches nécessaires pour vous y conformer, ainsi que du soutien dont vous pourriez bénéficier?
Il peut rapidement devenir complexe de naviguer à travers toutes les facettes légales et procédurales de la Loi 25. Heureusement, l’Agence Well dispose des ressources nécessaires pour vous accompagner dans l'élaboration, l'application et la révision de vos pratiques, politiques et procédures.
Au fait, qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
“ C’est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement. Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements.”
https://www.cai.gouv.qc.ca/quest-ce-un-renseignement-personnel/
En raison de la taille de leur organisation et de la sensibilité des renseignements personnels qu'elles manipulent (telles que les adresses, les numéros de téléphone, les informations de facturation, les numéros d'assurance sociale, etc.), les municipalités et les MRC doivent accorder une attention particulière au cycle de vie des données au sein de leur administration.
Coup d’œil sur les sujets abordés :
- Les enjeux et conséquences de la protection des renseignements personnels
- Les principes clés de la Loi 25 : 4C + UD
- Les étapes essentielles pour vous conformer à la Loi 25
- De quelle façon l’Agence Well vous accompagne-t-elle dans une transition efficace vers les meilleures pratiques?
Les enjeux et conséquences de la protection des renseignements personnels
Si vous pensiez jusqu'à présent que cette nouvelle loi avait peu d'incidence sur votre organisation, détrompez-vous : le non-respect des exigences de la Loi 25 pourrait vous coûter cher!
Les sanctions, qui peuvent aller jusqu’à 150 000$ pour un organisme public, varient selon qu'il s'agisse d'une personne physique ou d'une organisation, la gravité et la nature des infractions. (Source)
Négliger de prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels expose non seulement votre organisation à ces sanctions, mais risque également de porter atteinte à votre réputation.
Toute personne qui est d’avis que la Loi n'a pas été respectée à son égard peut faire une plainte ou une dénonciation à la Commission d’accès à l’information.
À l’inverse, une implantation et une application adéquates de ces mêmes paramètres permettent :
- De démontrer la transparence de votre organisation
- D’assurer la qualité, l’exactitude et la mise à jour des renseignements personnels
- De réduire les risques de fraude, de vol d’identité, et surtout, d’atteinte à votre réputation
- De vous adapter aux nouveaux défis posés par l'environnement numérique et technologique actuel
Ce que vous faites déjà est-il suffisant?
Mettre en ligne un modèle préétabli de politique de protection des renseignements personnels n’est pas suffisant, tant au regard de la Loi qu’à celui des citoyens.
C’est même la pointe de l’iceberg en ce qui concerne vos responsabilités.
La portion immergée de cet iceberg est pourtant tout aussi importante, sinon plus. Elle comprend notamment la gestion des incidents, l’évaluation de facteurs relatifs à la vie privée, la formation des employés, et plus encore.
Pour bien comprendre l’étendue de vos obligations, et surtout y répondre de façon optimale, l’accompagnement est votre meilleur allié.
Continuez votre lecture pour en savoir plus sur l’accompagnement offert par l’Agence Well.
Les principes clés de la Loi 25 : 4C + UD
Si l’essence de la Loi 25 est somme toute explicite, soit la protection des renseignements personnels, ce sont ses différents principes qui nous intéressent... et qui devraient également vous concerner! Pour les retenir et les nommer facilement, rien de plus simple qu’un acronyme : 4C + UD
Quatre "C” pour Consentement, Collecte, Communication et Conservation, “U” pour Utilisation, et “D” pour Destruction des renseignements personnels.
Ces éléments permettent de couvrir l’entièreté du cycle de vie d’une donnée personnelle dans vos systèmes, et il est désormais de la responsabilité de toute organisation municipale de prévoir chacun de ces aspects.
Comment la Loi 25 s’applique-t-elle, concrètement?
Les exemples de mesures à prendre pour vous conformer à la Loi sont nombreux. Vous devrez notamment :
- Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels et définir son rôle
- Mettre en place des mesures en cas de fuite de données
- Adopter et publier une politique de confidentialité qui décrit par exemple le type de renseignement collecté et leur durée de conservation
- Obtenir le consentement des utilisateurs de votre site Web si vous collectez des données
- Mettre en place de saines pratiques de gouvernance au niveau des 4C + UD
Les étapes essentielles pour vous conformer à la Loi 25
Pour être conforme à la Loi 25, vous devrez suivre plusieurs étapes importantes. Ces démarches vous aideront à identifier les renseignements personnels que vous détenez ainsi que les risques qui y sont associés. Elles permettront également d’élaborer un plan d'action pour atténuer ces risques, de bien former vos employés et de mettre à jour vos politiques et procédures.
À l'Agence Well, nous vous proposons un accompagnement clés en main afin que vous respectiez les exigences minimales établies par la Loi tout en utilisant les meilleures pratiques en matière de gestion et de gouvernance des renseignements personnels.
Le parcours que nous vous proposons est le suivant :
- Recenser les renseignements personnels détenus et identifier leur niveau de sensibilité
- Élaborer la documentation requise dans vos politiques et pratiques, ainsi que les différents formulaires et registres nécessaires
- Identifier, analyser et évaluer les facteurs de risques d’incidents de sécurité
- Déterminer les mesures administratives et organisationnelles à déployer
- Vous accompagner et vous conseiller à chacune des étapes prévues au processus
De quelle façon l’Agence Well vous accompagne-t-elle dans une transition efficace vers les meilleures pratiques?
Nous nous assurons que votre municipalité ait tous les outils et les connaissances nécessaires pour être autonome dans la gestion des renseignements personnels. Notre formule adaptée se déroule en quatre phases principales.
- Rencontre de démarrage
Notre équipe spécialisée dans l'accompagnement des organisations municipales veillera à vous expliquer les dispositions légales et réglementaires que vous devez respecter, ainsi que les différentes étapes nécessaires pour vous conformer à vos obligations..
- Délégation de la responsabilité
Chaque municipalité est tenue de désigner un ou plusieurs responsables de l'accès aux documents (RAD) et de la protection des renseignements personnels (RPRP). Nous les accompagnerons pour garantir leur autonomie, notamment dans le cadre des démarches à réaliser auprès de la Commission d'accès à l'information en cas d’incident..
- Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels
Ce comité a pour mission de soutenir la municipalité dans l'exercice de ses responsabilités et dans la réalisation de ses obligations conformément à la Loi sur l'accès. Nous vous guiderons dans la création d'un comité bien équipé pour renforcer la protection des renseignements personnels au sein de votre organisation. Les meilleures pratiques seront mises en place pour guider votre personnel et mettre à jour vos processus administratifs.
Fait saillant:
En général, c'est la direction générale qui assume les fonctions du Comité au sein d'un organisme municipal comptant 50 salariés ou moins.
- Plan de réponse aux incidents de confidentialité
Les risques liés aux incidents qui touchent les renseignements personnels concernent toutes les organisations qui en détiennent. La prévention des incidents de confidentialité, par exemple en cas de fuite de données ou de l’envoi d’un courriel au mauvais destinataire, exige de mettre en place des mesures de sécurité optimales, ce qui passe généralement par la réalisation d’un plan de réponse aux incidents.
Le mot de la fin
Bien que la protection des renseignements personnels puisse constituer une tâche complexe et exigeante pour votre équipe interne, recourir à un accompagnement spécialisé peut considérablement simplifier la mise en œuvre et l'application des nouvelles mesures nécessaires pour se conformer à la Loi 25. De plus, cela permet de renforcer les compétences de votre équipe pour relever les défis et assumer les nouvelles responsabilités.
Que ce soit pour fournir des conseils objectifs ou pour un soutien personnalisé, l'Agence Well peut agir en tant que partenaire privilégié des municipalités et des MRC en matière de protection des renseignements personnels. Notre équipe multidisciplinaire dédiée au secteur municipal vous aidera à comprendre précisément vos besoins et à y répondre de manière efficace.
Avis de non-responsabilité : Le présent article n’a pas pour objet de fournir des services juridiques ou d’interprétation juridique. Une organisation devrait obtenir l’avis d’un expert en la matière avant de prendre toute décision de cet ordre. Bien qu’elle ne fournisse pas de services juridiques, l’Agence Well propose des services-conseils en saine gestion et en gouvernance.